INFORMACJA W ZAKRESIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ INSTYTUT MATEMATYCZNY POLSKIEJ AKADEMII NAUK W PROCESIE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/460WE (RODO) informujemy, iż w przypadku uczestnictwa w procesie udzielania zamówień:

1)     Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk, ul. Śniadeckich 8, 00-656 Warszawa, zarejestrowany w Rejestrze Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod numerem rejestru RIN-III-19/98, NIP: 525-000-88-67; Regon: 000325860;

2)     Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Instytucie Matematycznym Polskiej Akademii Nauk: iodo@impan.pl.

3)     Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego / realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora oraz realizacji umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;

4)     Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

a)   przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – przez ten okres;

b)   4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

c)    realizacji umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – przez ten okres;

d)   po zakończeniu realizacji umowy przez okres, w którym administrator będzie realizował cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, które są związane przedmiotowo z umową lub obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, takich jak: przepisy podatkowe, ubezpieczeń majątkowych, dochodzenie odszkodowań i likwidacji szkód, ochrony praw autorskich, ubezpieczeń społecznych, o zasobie archiwalnym.

5)     Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom:

a)     odbiorcami danych będą podmioty, którym dokumentacja postępowania zostanie udostępniona na podstawie właściwych przepisów prawa;

b)     .

c)      dostawcom systemów informatycznych, z którymi współpracuje Administrator,
w celu utrzymania ciągłości oraz poprawności działania systemów;

d)     podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską w celu dostarczenia korespondencji;

e)     podmiotom świadczącym usługi konsultingowe i doradcze (w tym prawne lub podatkowe), z którymi współpracuje Administrator;

f)       upoważnionym z mocy prawa podmiotom na udokumentowany wniosek.

6)     Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących, związany jest z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Regulaminu.

7)     W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

8)     Posiada Pani/Pan:

−     na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

−     na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^*;

−     na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

−     prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

9)     Nie przysługuje Pani/Panu:

−     w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

−     prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

−     na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

10)  Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie ochrony danych osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy RODO.

11)  Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jest również warunkiem uczestnictwa Pani/Pana w procesie udzielenia zamówienia publicznego oraz wymogiem określonym w Regulaminie. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

12)  Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie
co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

------------------------------------------------------

^* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy.

^** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.